Referat: Bestyrelsesmøde 25. juni 2025

Tilstede:
Bo Brink-Pedersen, Børge Munk Johnsen, Hans Engelbrecht Larsen, Glenn Nielsen, Jesper Sass, Miriam Dørler Schultz

Ikke tilstede:
Henrik Jacques Bekke, Malte Thyregod

1. Valg af referent og ordstyrer

Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Orientering fra formanden m.v.

Juniorcampen havde desværre måttet aflyses p. g. a. for få tilmeldte. Samarbejde med andre klubber til næste år overvejes.

Hans oplyste, at vi havde fået et alternativt tilbud på rengøring. Prismæssigt var det på niveau med

det nuværende rengøringsfirma, men med en forventelig højere kvalitet. Der var enighed i bestyrelsen om at der var behov for et kvalitetsløft. Hans tager kontakten med de 2 firmaer, så vi kan sikre en hensigtsmæssig overgang.

3. Økonomi

Børge fremlagde et forecast pr. 31. maj og der var en drøftelse omkring egenbetalingen for de tilbudte træningshold m.v. Kontingentindtægterne var lidt mindre end budgetteret, og der er stigende udgifter til bl. a. varme og vand.

Samlet set forventes budgettet for 2025 indtil videre at holde for året som helhed. Der er dog en del udeståender, som måske kan være tvivlsomme. Henrik udsender rykkere.

I den forbindelse drøftede bestyrelsen dels om den nuværende betalingsprocedure kunne forenkles, men også om betalingerne kunne automatiseres, f.eks. som en betalingsserviceordning. En løsning, der ville reducere den manuelle opfølgning betydeligt.

Solrød kommune har via rekvisitionspuljen bevilget tilskud til bl. a. en ny dommerstol ved bane 2. Klubben har i første omgang lagt ud, men får dækket 80 % af udgifterne. Børge sender fakturaerne til Glenn, som sender bilagene videre til kommunen.

Tilskud til lysanlæg på udebanerne har flere gange tidligere været drøftet. Glenn gav udtryk for, at det måske kunne være nemmere at komme igennem med en delløsning, så udgiften deles over et par gange. Der var lidt usikkerhed om i hvilket omfang kablerne var defekte.

4. Træning

Bo havde haft møde med trænerne omkring baner til træning. Om sommeren foregår træning udendørs og eventuelle aflysninger p. g. a. vejrlig refunderes ikke.

P.t. er der meget manuelt arbejde i forbindelse med træningshold og der var et stærkt ønske om, at systemets holdmodul og hjemmesiden kommer til at fungere bedre.

Efter sommerferien (august) opstartes nye træningshold med Kenneth, Nicolai og Niels Bo. Det bliver både 4 og 8 mands hold. Introholdene skal koordineres med efterfølgende træning.

For at sikre kvalitet og kontinuitet afholdes koordinerende trænermøder hver anden måned.

5. Aktiviteter

Åben bane er igangsat.

Klubmesterskaberne er netop annonceret på hjemmesiden. Tilmelding til Kenneth og fristen er den 13. juli.

Klubfest den 29. august er annonceret på hjemmesiden og på opslagstavlen. Børge har bestilt pattegris og festkage, og der er truffet aftale om assistance. Tilmelding senest 5. august.

Der var enighed om at udsende en nyhedsmail med info om aktiviteterne. Glenn udarbejder.

6. Bestyrelsens arbejdsområder og opgaver

Punktet var taget på dagsorden på foranledning af Bo.

Der har været eksempler på, at opgaver ikke er blevet løst og der kan være uklarhed om, hvem i bestyrelsen en given opgave henhører under. F.eks. har der ikke tilstrækkelig hurtigt været taget action på problemer med toilet, og sponsornavn er ikke ajourført på hjemmeside.

Generelt har man ansvaret for sit område. Der var enighed om, at det enkelte bestyrelsesmedlem må tage opgaverne på sig, så de ikke lander mellem 2 stole og ikke bliver udført.

Når et bestyrelsesmedlem får en henvendelse, skal der tages action, og der skal gives en hurtig tilbagemelding uanset om man skal løse opgaven selv.

I den forbindelse blev det også drøftet, om vi på hjemmeside og opslagstavle kunne liste de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaveområder, så medlemmerne får en bedre mulighed for at vurdere, hvem en given henvendelse skal rettes til.

7. Hal og baner

Bo og Hans lægger gulv på kontoret den 28. og 29. juli. Børge og Jesper rydder kontoret i dagene forud for dette.
Der annonceres en aktivitetsdag den 17. august med bl.a. maleropgaver og udskiftning af hegn på planen. Som sædvanlig byder klubben på lidt godt til ganen.

Det var blevet afklaret, at der ikke længere var garanti på banernes belægning. Jesper tager kontakt til leverandør og arrangerer en gennemgang, hvor Glenn og Malte kan udpege fejlene og aftale udbedring.

8. Eventuelt

Næste bestyrelsesmøde blev aftalt til den 20. august kl. 18.30.

Malte har klarmeldt klubtøjet, men det skal lige afklares hvordan det sælges.

Med hensyn til automaten blev det aftalt, at der til brug for opfyldning udarbejdes et foto med varernes placering. Der havde været lidt forvirring omkring betalingen, da der ved køb reserveres 10 kr. på kortet, som ikke nødvendigvis er den rigtige pris.
______________________________________________________________________________
Referent: Børge Munk Johnsen