Referat: Den 26. oktober 2023

Referat af bestyrelsesmøde 26. oktober 2023 kl. 19

Tilstede:
Henrik Jacques Bekke, Børge Munk Johnsen, Glenn Nielsen, Kenneth Bolvig Roepstorff, Jesper Sass

Ikke tilstede:
Nicolai Meisler, Malte Thyregod

1. Valg af referent og ordstyrer

Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Terrasse v/klubhus

I forhold til de påpegede fejl og mangler er det aftalt, at taget over terrassen omgøres/færdiggøres af Skelbo i uge 46. Arbejdet udføres i overensstemmelse med den foreliggende tekniske rapport, og det er aftalt, at arbejdet efterfølgende gennemgås og godkendes af en sagkyndig.

3. Ny stormskade hal

I fredagens kraftige storm var flere af vinduerne i hallens sydvendte gavl blæst ud.
For at hindre vandindtrængen er der foretaget en hurtig udbedring af skaden ved forsikringsselskabets mellemkomst. For at forebygge en gentagelse, skal dette dog følges op af en mere solid montering. Skaden dækkes af forsikringsselskabet som en glasskade med en selvrisiko på 2.500 kr.

4. Vedligeholdelse indendørs

For at imødegå fugtproblemer i herrernes omklædningsrum er udsugningen sat til at køre permanent. Det blev endvidere aftalt at skrue lidt op for varmen i rummet for at fremme udtørringen. Der er opsat en skraber ved badet, og Jesper opsætter skilt(e) med opfordring til at bruge denne, så der ikke står vand på gulvet efter bad.

5. Opfølgning på tiltag fra foregående møde

Kenneth gennemgår og ajourfører vejledninger og beskrivelser vedrørende banebookning på
hjemmesiden.

Vedrørende boldsalg havde Børge i forlængelse af sidste møde foretaget en overordnet afstemning af boldsalg og beholdninger dækkende forsøgsperioden indtil optælling den 12. september.

I forhold til den optalte beholdning var der en manko på 10 rør, hvilket vurderes uacceptabelt.

Det skal dog bemærkes, at differencen måske til dels kan være forårsaget af manglende registrering af forbrug ved holdkampe m.v. Det er klart bestyrelsens opfattelse, at der skal være bedre styr på boldforbrug og beholdninger. Derfor skal der fremover foretages jævnlige optællinger af beholdningen, registreringer skal være mere omhyggelige, og det skal overvejes, om en opdeling af registreringer af faktureret salg, salg i cafeen og forbrug er nødvendig.

Kenneth undersøger om vi skal have tilført nye frivillige til vedligeholdelse af udendørsarealer. I givet fald opretter Henrik et opslag på hjemmeside.

Drøftelse af forslag til pakkeløsning vedrørende familietennis udskydes til næste møde.

Glenn undersøger om rekvisitionspuljen fortsat er åben og hvor meget vi har mulighed for at søge.

Henrik igangsætter en opdatering af hjemmesiden med en nyere version og en tilretning af struktur og punkter hvor det p.t. ikke er helt logisk.

Tilretning foretages i en testkopi og forventes klar til præsentation på næstkommende bestyrelsesmøde. Opdatering og tilretning er gratis.

Der arbejdes fortsat med GDPR-tilpasning, herunder ændring af mailadresser for bestyrelse m.v.

6. Aktuelle opgaver (hvem påtager sig hvad)

Henrik tilretter påpegede mindre fejl i informationerne på hjemmesiden og undersøger herunder adgangen for bestyrelsen til punktet ”Interne dokumenter”. Der oprettes nyt Google-drev for bestyrelsen, som muligvis overflødiggør punktet på hjemmesiden.

Der er planlagt nedtagning af net i uge 43. Kenneth følger op på dette sammen med Hans.

Bestyrelsen havde en drøftelse af på hvilken måde det var mest hensigtsmæssigt at kommunikere med medlemmerne. Bestyrelsen fandt ikke at der var behov for at fortsætte med ”Newsletter” i den nuværende form.

I stedet foreslås, at alle nyheder og informationer løbende lægges op på hjemmesiden og dette suppleres med rundsendelse pr. mail til alle medlemmer af de væsentligste informationer/nyheder. Der var en kort drøftelse af hvordan ratemedlemsskab fungerer, herunder ratemedlemmers adgang og hvad man kan med ratemedlemskabet. Kenneth følger op på et konkret eksempel, hvor et ratemedlem tilsyneladende ikke er faktureret korrekt.

Bestyrelsen drøftede endvidere kort nogle tanker om prissætningen for 2024 af kontingent og priser for baneleje. Børge foretager analyse med sammenlignelige klubber og udarbejder oplæg til drøftelse på næste bestyrelsesmøde.

7. Eventuelt

Næste bestyrelsesmøder er fastlagt til den 27. november.

Børge nævnte, at klubben har 50 års jubilæum i november 2024. Der fremkom forskellige forslag til markering af jubilæet, som i første omgang er taget under overvejelse.

Henrik omtalte OK Benzins ordning ”Støt din klub”, hvor medlemmers tankning med benzinkort eller brug af app vil kunne give støtte til klubben. Det blev foreslået at få en konsulent fra OK til klubben i forbindelse med en turnering eller lignende.

Henrik foreslog endvidere et forsøg med fyraftenstennis på fredage, hvor der spilles og tændes op i grillen. Bestyrelsen var enig i at prøve det af som et sommerarrangement i 2024.

Referent: Børge Munk Johnsen