Referat: Den 20. september 2023

Referat af bestyrelsesmøde 20. september 2023 kl. 19

Tilstede:
Henrik Jacques Bekke, Børge Munk Johnsen, Nicolai Meisler, Glenn Nielsen, Kenneth Bolvig Roepstorff, Jesper Sass, Malte Thyregod

Ikke tilstede:
Ingen

1. Valg af referent og ordstyrer

Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Klubfesten

Børge oplyste, at der var tilmeldt 45 deltagere til festen. Maden var bestilt og drikkevarer m.v. var i
al væsentlighed indkøbt.

Børge, Jesper og Nicolai deltager i festen. Malte støder til senere på aftenen. Resten af bestyrelsen har fravalgt at deltage i klubfesten.

Fra bestyrelsen samler Kenneth et hold, der kan lægge plader på gulv og sætte borde op. Jesper og Nicolai assisterer i muligt omfang under festen, men derudover er al hjælp til festen overladt til frivillighed fra deltagerne.

3. Booking af baner til træning/turnering

Der var en længere drøftelse af regler og rimelighed for bookning af baner i forbindelse med afvikling af holdkampe og træning. Der foreligger p.t. ikke en egentlig beskrivelse af reglerne.

For at afvikle holdkampe i forhold til turneringsregler kan der være behov for at prioritere banebookningen til dette. Der var dog enighed om, at ikke alle baner måtte bookes til træning og turneringer.

Skulle der opstå en situation, hvor en indendørs banebookning skulle annulleres til fordel for en turnering, var der enighed om, at dette skulle varsles mindst 24 timer i forvejen.

Malte udarbejder et regelsæt for banebookning, der gennemgås på næste bestyrelsesmøde.

Henrik fremsatte forslag om at det skulle være muligt at booke 2 timer ad gangen, hvor den ene ikke var i primetime. Henrik undersøger om det kan lade sig gøre uden en egentlig systemændring.

Det blev nævnt, at der er en særordning med en tidligere træner, som udfører træning uden for klubregi. Kenneth følger op på dette.
Herudover var der en debat om træningsomfang og opfølgning på begyndertræning.

Endelig blev nævnt et forhold omkring medlemmer, der kun spiller om vinteren.

De melder sig ind om efteråret, fornyer ikke medlemskabet i foråret, men melder sig ind igen om efteråret. Herved betaler de et reduceret kontingent. Da der er knaphed på indendørs banerne besluttede bestyrelsen, at disse medlemmer skulle betale fuldt kontingent bortset fra den første gang.

4. Faste banetimer

Aktuelt var der i år 2 tilfælde, hvor der var givet en fast banetid på tidspunkter, der var forbeholdt klippekort. Jesper følger op på dette og udarbejder skema til hjemmesiden.

Enkelte i bestyrelsen havde fremsat ønske om at ændre det nuværende system for faste banetimer. Der er i bestyrelsen forskellige holdninger til dette.

Efter en kort drøftelse blev det sat til afstemning, om der skulle undersøges en evt. mulighed for ændring af systemet.

Afstemningen viste, at der var flertal for at igangsætte en undersøgelse. Børge og Jesper stemte imod.

Der blev herefter nedsat et udvalg bestående af Henrik, Jesper, Kenneth og Nicolai. Undersøgelsen skal udmøntes i et skriftligt oplæg til bestyrelsen, der beskriver en model for en ændring og herunder belyser de forventede økonomiske konsekvenser m.v.

Oplægget skal gennemgås af bestyrelsen, og såfremt det kan godkendes af en enig bestyrelse, skal det forelægges til godkendelse på en generalforsamling inden en ændring kan træde i kraft.

5. Klubbens økonomi

Den aktuelle likviditet er god, og der forventes ikke større uforudsete udgifter.

6. Boldsalg

Forsøgsordningen ser umiddelbart ikke ud til at have ført til større svind.

Der er solgt 81 rør til kr. 5.260. På grund af manglende optællinger i perioden kan svind dog ikke umiddelbart kvantificeres.

Der har i perioden også været en vis usikkerhed i registreringerne på boldskemaet. Børge undersøger, om det alligevel kan lade sig gøre at afstemme i forhold til cafesalget.

Af hensyn til en bedre styring er der fremadrettet behov for løbende optællinger og et særskilt skema omfattende de bolde, der sættes til salg i cafeen. Børge udarbejder skema.

7. Aktuelle opgaver (hvem påtager sig hvad)

• Forretningsorden og kommunikation:
  Der blev ikke taget stilling til en evt. forretningsorden for bestyrelsen.
  I perioden siden sidste møde har der været en del kommunikation via mail. Det har vist sig, at kommunikationsformen ikke er hensigtsmæssig og skal undgås fremadrettet. Afhjælpes ved hyppigere møder.
• Udvendig vedligeholdelse:
  Både Hans og Carl-Otto har meddelt, at de ophører deres hverv fra det nye år. Henrik har muligvis et emne. Vi skal bruge en frivillig mere. Slås op på hjemmesiden.
• Indendørs vedligeholdelse:
  Fugt og manglende belysning. Jesper udarbejder oplæg til løsning samt oplistning af andre forestående opgaver.
• Juniorer medlemstilgang?:
  Forskellige tiltag blev drøftet. Behov for træning blev vendt. Glenn, Nicolai og Kristian undersøger
  behov. Mht. familietennis udarbejder Malte oplæg til en pakkeløsning.
• Fakturering junior vintersæson og lukning af baner:
  Henrik fakturerer.
  Net nedtages den 7. oktober. Herefter 2 baner åbne indtil videre.
• Rekvisitionspuljen:
  Der søges om tilskud til nye koste og net samt baneafkortere. Malte opgør.
• Hjemmesiden/mail:
  Henrik udarbejder ændringsforslag i test version, der godkendes af bestyrelsen. Systemversion skal også opdateres. Vi arbejder på at alle får STK-mail.
• Evt. oprettelse af mobilepay-løsning:
  Klubben har en løsning for medlemmers betaling. Kan udvides til at omfatte en My shop mod gebyr. Indtil videre arbejdes videre med nuværende procedure.
• GDPR:
  Glenn og Malte udarbejder forslag til GDPR-politik.

8. Eventuelt herunder møder/mødefrekvens

De 2 næste bestyrelsesmøder blev aftalt til hhv. den 26. oktober og 27. november.

Intet andet til referat.

Referent: Børge Munk Johnsen