Referat: Bestyrelsesmøde

Referat af bestyrelsesmøde 26. juni 2024

Tilstede:

Henrik Jacques Bekke, Bo Brink-Pedersen, Børge Munk Johnsen, Hans Engelbrecht Larsen, Glenn Nielsen, Jesper Sass

Ikke tilstede: Malte Thyregod

1. Valg af referent og ordstyrer

Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Orientering fra formanden m.v.

Lyset i hallen er nu bragt i orden og taget på den overdækkede terrasse er udskiftet.

Der har været besøg af nogle skoleklasser.

Den planlagte Sommer camp har måttet aflyses på grund af manglende tilmelding.

Børge havde afstemt boldsalget i caféen for de første 5 måneder og konstateret et lidt for stort svind. Bestyrelsen drøftede forskellige tiltag, herunder mulighederne for et aflåst skab med nøglebrikadgang.

3. Økonomi

Klubbens likviditet er ok. Kontingentindtægterne (excl. Ratemedlemmer) er p.t. over budget. Trods rykning pr. mail er der fortsat en del udeståender. Henrik og Hans rykker telefonisk.

4. Kommunikation og IT

Tilmeldingsprocedure og betaling for træningshold foregår p.t. manuelt og via en Mobilepay-boks. Det er muligt at tilknytte et holdmodul i systemet til håndtering af dette. Henrik indhenter tilbud.

Det manuelle flow i forbindelse med introhold er ligeledes uhensigtsmæssigt og kan medføre fejlopkrævninger. Der indføres en procedure med liste over deltagere kombineret med en markering på indmeldelsesblanketten. Henrik aftaler dette med Kristian og Kenneth.

Det blev endvidere drøftet, om der skulle anskaffes en billig pc til medlemsadministration og nøglebrikskodning. Henrik foretager indkøb.

5. Web-mails m.v.

Alle i bestyrelsen er nu på web-mail. Efter lidt drøftelser om fordele og ulemper blev det vedtaget også at bruge disse mailadresser til kommunikation internt i bestyrelsen.

6. Jubilæum 2024

Solrød kommune har godkendt et tilskud til jubilæumsaktiviteterne baseret på refusion af faktisk afholdte omkostninger, dog maks. 12 t.kr.  Børge fremlagde budget for jubilæumsaktiviteterne, hvor dette tilskud var indregnet.

I budgettet for 2024 er afsat 12 t.kr. til jubilæet. Med forskellige scenarier for antal deltagere forventes jubilæet at kunne holdes inden for det afsatte beløb.

Børge er tovholder på festen og Malte på jubilæumsturneringen. Glenn og Bo tager teten på åbent hus arrangementet.

Vedrørende turneringen forventes det, at Yonex kan sponsere præmier. Det blev drøftet, om der skulle være et symbolsk gebyr for at deltage i turneringen.

Jubilæumsdatoen er meldt ud på hjemmesiden og Børge fremlagde forslag til orientering om festen, der lægges på hjemmesiden snarest muligt. Menuen er ikke helt fastlagt og eventuelle indslag skal aftales.

Børge udarbejder opgaveliste og sender til bestyrelsen. På PR-siden er Indlæg om klubben og jubilæet bragt i lokalavisen. Skal følges op af et indlæg i august med omtale af åbent hus arrangementet.

7. Hal og baner

Som nævnt under punkt 2 er lyset i hallen nu OK. Net er skiftet på bane 4. Der blev efterlyst skraldespande på udendørsbanerne og der er behov for udskiftning af flere net. Selv om 2 af udendørslamperne er skiftet, fungerer udendørslyset ikke. Bo og Hans undersøger i
hvilket omfang, Solrød kommune kan støtte med dette.

Bo skifter lysarmaturerne i gangen og i omklædningsrummene til en nyere type, der efterhånden kan forsynes med LED-lyskilder.
Bo har ligeledes en opvaskemaskine, der kan erstatte den nuværende. Vedrørende drikkevareautomat har vi ikke fået en tilbagemelding fra Carlsberg.

8. Seniorer

Introhold er utrolig populære og bliver hurtigt overtegnet. Det blev igen drøftet, om vi på en hensigtsmæssig måde kan etablere flere hold. Bo undersøger.

9. Juniorer

Som nævnt under punkt 2 måtte Sommer campen i uge 27 aflyses. Vi vil forsøge at tilbyde en Sommer camp igen i 2025, men med en tidligere annoncering.

Det blev i den forbindelse drøftet at udarbejde et årshjul for klubbens aktiviteter. Se mere under punkt 10.

10. Eventuelt

Som nævnt under punkt 9 drøftede bestyrelsen at udarbejde et årshjul for aktiviteter. Det blev vedtaget at opfordre medlemmerne til at komme med input/inspiration til årshjulet inden næste bestyrelsesmøde den 21. august. Opfordringen tages med i et nyhedsbrev.

Det blev endvidere besluttet at udarbejde et årshjul for bestyrelsens opgaver. Børge rundsender den tidligere udarbejdede opgaveliste for bestyrelsen.

Bo nævnte, at der hidtil havde været beskeden deltagelse i åben bane arrangementerne. Det blev foreslået at lukke for åben bane de 3 uger i ferieperioden, dvs. 8. juli, 15. juli og 22. juli.

Åben bane startes så op igen den 29. juli.
______________________________________________________________________________
Referent: Børge Munk Johnsen