Referat: Bestyrelsesmøde

Referat af bestyrelsesmøde 10. april 2024 kl. 18.30

Tilstede:
Henrik Jacques Bekke, Bo Brink-Pedersen, Børge Munk Johnsen, Hans Engelbrecht Larsen, Glenn Nielsen, Jesper Sass, Malte Thyregod.

Ikke tilstede:
Ingen

1. Valg af referent og ordstyrer
Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Orientering fra formanden
Det er aftalt, at Kenneth fortsat står for voksenintroduktion og seniortræning. Dialog vedrørende klubhus og p-plads – se nærmere under punkt 5.

Bo og Hans fik udleveret nøgler.

3. Bestyrelsens opgaver
Oversigt over opgaver blev udleveret på mødet og kort gennemgået. Ikke alle opgaver er p.t. uddelegeret, og måske er oversigten ikke fuldstændig. Tages op igen på næste møde.

Bo bliver nøgleperson på junior- og senioraktiviteter. Under punktet drøftedes tilrettelæggelse af træningen for seniorer. Der var forskellige forslag til hvordan der kunne opnås en bedre struktur på træning m.v. Bo er nøgleperson på dette og udarbejder forslag til koncept.

4. Rengøring m.v.
Hans har været i dialog med rengøringsfirmaet og aftalt en ændret plan for rengøringen. Der er aftalt en hovedrengøring den 11. april af baderum. Herefter skal rengøringsstandarden holdes på dette niveau. Hans følger op på det.

Det er aftalt med Margrethe, at hun løbende sørger for efterfyldning og bestilling af rengøringsartikler samt tømning af affaldsposer.

5. Generel vedligeholdelse, udskiftninger m.v.
Med hensyn til klubhuset er der ringe udsigt til, at de sidste fejl bliver afhjulpet af tømrerfirmaet, da det på det seneste ikke har været muligt at komme i kontakt med firmaet.

Bo undersøger, om vi kan få XL Byg til at sponsere nye tagplader, som vi selv kan montere.

Nye koste udendørs er bestilt af Hans Nielsen med tilskud fra kommunen.

Den defekte dommerstol ved bane 2 blev drøftet, men der var ikke tilslutning til at bruge penge på den lige nu. Sædet fjernes, så ingen trods skiltning bliver fristet til at kravle op på den.

Bestyrelsen drøftede også den defekte varmegiver (kalorifer) i hallen. Jesper havde modtaget et temmelig dyrt tilbud på udskiftning. Bo indhenter et kontrabud.

Parkeringspladsens huller er midlertidig lappet, men det er ikke en holdbar løsning. Glenn fortsætter dialogen med kommunen for at få en mere permanent løsning. Skal også ses i lyset af det større pres på pladsen der må forventes fra det planlagte padel-anlæg.

6. Hjemmeside/IT
Det er planen, at alle i bestyrelsen skal have en web-mail. Henrik opretter mailadresser til Bo og Hans.

Henrik har etableret et nyt fællesdrev, hvor dokumenter fra det tidligere drev er lagt over. Adgang via web-mail. Henrik sender vejledning rundt.

Da medlemmer kan være i tvivl om, hvem i bestyrelsen man i en given situation skal rette henvendelse til, blev det foreslået at oprette en slags ”FAQ” på hjemmesiden. Pernille undersøger, om det kan lægges ind i toppen af hjemmesiden.

En elektronisk løsning for bestilling og salg af klubtøj blev også drøftet. Malte undersøger en evt. løsning med Yonex. Der vil i øvrigt være mulighed for at bestille tøj på Tennissportens Dag.

7. Aktivitetsdag
Hans Nielsen står for planlægning og der er tilmeldt ca. 12 på nuværende tidspunkt. Fra bestyrelsen deltager Bo, Hans og Jesper.

Den væltede lysmast er i vejen for opsætning af bannere på net. Glenn forsøger at få kommunen til at fjerne den.

8. Træning og evt. andre aktiviteter
Seniortræning er omtalt under foranstående punkt 3. Vedrørende juniorer tager Bo en dialog med Kristian omkring mulighederne for at tilrettelægge træningen, så vi bedre kan fastholde juniorerne.

9. Jubilæum 2024
Børge havde efter aftale udarbejdet et oplæg, der kort blev præsenteret på mødet. Forslaget omfatter både intern og offentlig markering af jubilæet. En arbejdsgruppe skal stå for arrangementerne. Børge indsamler info til næste møde.

10. Baneleje 2024 – 2025
Punktet blev udskudt til næste møde.

11. Eventuelt
Næste møde blev aftalt til den 22. maj kl. 18.30.

Boldskabe faktureres snarest. Efter samråd med Globus Data var det lykkedes Børge delvis at automatisere processen med fakturering af kontingenter. Børge undersøger med Globus Data om det også er muligt for fakturering af boldskabe.

I forbindelse med sæsonskift skal banerne hhv. åbnes og lukkes i systemet. Henrik varetager dette.

Hans undersøger de økonomiske konsekvenser ved frit at få opstillet en automat til øl og vand.

I forbindelse med generalforsamlingen havde bestyrelsen konstateret nogle uklarheder i vedtægterne omkring valgproceduren. Da vedtægterne ligeledes indeholder bestemmelser og tekster, der ikke længere er gældende, var der enighed om at give vedtægterne et eftersyn i løbet af 2024.

Børge udarbejder ændringsforslag til gennemgang og drøftelse i bestyrelsen.
______________________________________________________________________________
Referent: Børge Munk Johnse