Referat: 29. april 2026

29. april 2026 - Skrevet af Pernille Bekke

Tilstede bestyrelsen: Henrik Jacques Bekke, Børge Munk Johnsen, Hans Engelbrecht Larsen, Annemette Lundsgaard, Glenn Nielsen, Jesper Sass

Tilstede suppleanter: Miriam Dørler-Schultz (2. suppleant)

Ikke tilstede: Bo Brink-Pedersen, Malte Thyregod (1. suppleant)

1. Valg af referent og ordstyrer

Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Orientering fra formanden m.v.

Der havde været afholdt aktivitetsdag, hvor udendørsfaciliteterne var blevet klargjort. På baggrund af nogle konkrete hændelser er der i hast blevet udarbejdet og ophængt et sæt ordensregler.

Ordensreglerne skal løbende udbygges og opdateres. Bestyrelsen drøftede eventuelle sanktionsmuligheder ved manglende overholdelse.

Standerhejsning og Tennissportens dag er afholdt. Deltagelsen var begrænset og der blev i den forbindelse rejst kritik af tilrettelæggelse og orientering om aktiviteten.

Minitræning for 5-6-årige er etableret og starter op i forbindelse med udendørssæsonens start.

3. Økonomi

Børge fremlagde budgetopfølgning pr. 31. marts. Skabelonen følger den ændrede kontoplan og giver bedre mulighed for at følge udviklingen i tennis- og salgsaktiviteterne.

Kontingenter blev opkrævet i starten af april for alle medlemsgrupper med betalingsfrist ultimo april. Pr. dags dato udgør udestående hos medlemmer 158 tkr.

Henrik havde været i dialog med Globus Data om at kunne gennemføre automatisk kortbetaling. Det vil lette administrationen og forventes at være klart til næste sæson.

Børge orienterede om, at Mobilepay havde gjort opmærksom på, at udbetalinger fra klubben ikke længere kunne foretages med Mobilepay. Vi er derfor nødt til at ændre proceduren, så udbetalinger herunder refundering af udlæg fremover foretages ved bankoverførsel. Børge ændrer bogføringsbilag og sender orientering til opslag på hjemmeside.

Vi har fortsat et udestående hos Solrød Kommune, jf. efterfølgende punkt 9.

4. Træning, klubhold og aktiviteter

Det er ønskeligt at der tilbydes træning, introhold m.v., og der skal være plads til holdkampe, men det skal afbalanceres i forhold til banekapaciteten. Der er derfor behov for at fastsætte regler for hvordan træningstimer m.v. fastlægges.

Henrik og Jesper afklarer behov og udarbejder oplæg til regler for dette, så disse aktiviteter kan igangsættes i overensstemmelse med reglerne uden at bestyrelsen skal indover.

Baner til holdkampe reserveres af bestyrelsen. Baner til evt. forudgående træning reserveres i eget navn.

Henrik kontakter trænere med henblik på evt. igangsætning af ”fitness” hold.

Åben bane er igangsat og baner er booket.

Der var en drøftelse af informationer på hjemmesiden, herunder hvornår nyheder fjernes, når begi-venhederne har fundet sted. Der mangler også billeder af bestyrelsesmedlemmer.

Henrik følger op.

Der var enighed om at fortsætte indsatsen over for skoler og tilbyde prøvetimer med tennisunder-visning i skolernes idrætstimer.

5. Kommunikation

Bestyrelsen drøftede både kommunikationen internt i bestyrelsen og i forhold til medlemmer.

Børge havde opfordret til vedtagelse af et kodeks for besvarelse af mails og til en bedre nyhedsformidling til medlemmer.

Der var ikke tilslutning til førstnævnte, men enighed om at informationen til medlemmerne kunne forbedres.

Der har tidligere været udarbejdet udkast til årshjul for bestyrelsens opgaver og for klubbens aktiviteter. Et årshjul giver medlemmerne bedre mulighed for at planlægge, og der var enighed om at ajourføre og offentliggøre årshjulet for klubbens aktiviteter.

Annemette påtog sig dette.

6. Målsætning medlemsgrupper

Glenn opstillede nogle mål for medlemstilgang for både junior- og seniorsegmentet. Skal dette opnås må der igangsættes forskellige initiativer. Bestyrelsen drøftede forskellige initiativer.

Henrik har analyseret den nuværende juniortræning, hvor der er ubalance mellem antal på hold og betalende. Der skal etableres en bedre struktur, hvor træningen opdeles på alder og niveau.

Annemette og Henrik arbejder videre med det.

7. Årsplan

Jf. foranstående punkt 5 ajourfører Annemette årshjulet for klubbens aktiviteter.

8. Forretningsgange/regler

Generelt skal der udarbejdes forretningsgange og regler. Første regelsæt bliver for tilrettelæggelse af træning, jf. punkt 4.

9. Hal og baner

Bestyrelsen ønsker at prioritere genetablering af lys på udebanerne, da det vil øge banekapacite-ten. Siden sidste møde har vi rekvireret og modtaget et opdateret tilbud på dette.

Som udgangspunkt er det bestyrelsens holdning, at Solrød kommune betaler for genetableringen, da tennisanlægget tilhører kommunen.

Der arbejdes dog sideløbende med at finde supplerende støtte til projektet, og Børge har arbejdet med et kompromisforslag, hvor anlægget delvis kan finansieres af et kommunegaranteret lån.

Børge arbejder videre med det og forsøger at arrangere et fysisk møde med kommunen, hvor vi kan nå frem til en model for lysanlæggets etablering og finansiering samt en løsning på udligning af klubbens relativt store tilgodehavende hos kommunen.

Fra materialepuljen har vi modtaget 7.440 kr.

Skilte i hallen skal skiftes, så der kun er skilte for aktuelle sponsorer. Hans tager sig af det.

10. Eventuelt

Næste bestyrelsesmøde blev aftalt til den 3. juni kl. 18.30.

Desuden blev aftalt et møde den 17. juni kl. 18.30 med banedisponering på dagsordenen.

Der havde været en forespørgsel omkring madlavning i klubbens regi ved det planlagte sommer-tennis arrangement. Klubben kan ikke stå for dette.

På grund af udsigt til stigende vandpriser, drøftedes endnu engang muligheder for sparetiltag.

Der var også en kort drøftelse af hvilke måtter/koste, der var mest egnede.
______________________________________________________________________________
Referent: Børge Munk Johnsen