Referat: 23. oktober 2024

Tilstede:
Henrik Jacques Bekke, Bo Brink-Pedersen, Børge Munk Johnsen, Hans Engelbrecht Larsen, Glenn Nielsen, Jesper Sass

Ikke tilstede:
Malte Thyregod

1. Valg af referent og ordstyrer
Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Orientering fra formanden m.v.
Jubilæumsfesten var forløbet godt. Der havde været lidt udfordringer med oprydningen i hallen efter festen. Fremover vil bestyrelsen sikre, at aftaler omkring dette fungerer bedre.

Sponsoraftalen med Villadsen rengøring er på plads med et årligt sponsorbidrag og skilt er kommet op i hallen. Bestyrelsen drøftede andre sponsormuligheder, herunder eventuelle muligheder for rabatter til medlemmer hos klubbens sponsorer.

Glenn foreslog, at hjemmesiden forsynes med en ekstra fane med detaljer om de sponsorer, der støtter klubben.

Nogle klasser fra Uglegårdsskolen havde ved besøg i klubben haft lejlighed til at afprøve tennis. Aktiviteten havde afstedkommet flere juniortilmeldinger fra de deltagende elever.

Malte har kontakt til gymnasiehold, der har tennis som fag. Henrik udarbejder tilbud på medlemskab med indarbejdet klippekort for disse elever.

Baseret på nogle medlemshenvendelser blev det besluttet at bibeholde net på udebanerne indtil frosten sætter ind.

3. Økonomi
Børge fremlagde et forecast for 2024 baseret på regnskabstal ultimo september og med forventede indtægter og omkostninger for 4. kvartal. Baseret på dette forventes et positivt resultat for året. Likviditeten er tilsvarende god.

På medlemssiden ser det også pænt ud. Et udtræk fra it-systemet viser, at vi pr. 22. oktober 2024 har 357 aktive medlemmer, heraf 91 under 26 år svarende til ca. 25 %.

Den nuværende procedure for refusion af udlæg har i nogle tilfælde givet noget ekstra arbejde og medført en del unødvendigt print. På forslag fra Børge besluttede bestyrelsen derfor at ændre proceduren, således at refusioner baseres på et fortrykt bogføringsbilag vedhæftet originalbilag eller bon.

4. Seniortræning
Bestyrelsen arbejder på at give bedre træningstilbud til klubbens medlemmer og drøftede på mødet forskellige tiltag.

Glenn fremlagde forslag til et nyt træningskoncept, som der arbejdes videre med.

Til at understøtte administrationen af træningshold har klubben indkøbt et systemmodul, der giver mulighed for at håndtere alt det praktiske omkring tilmeldinger, betalinger m.v.

5. Automat
Den tidligere drøftede automat er bestilt med de tilpasninger, som klubben har brug for.

Med elektronisk betaling vil man kunne købe drikkevarer og snacks, og så vil der være mulighed for at købe bolde fra automaten i stedet for den hidtidige cafesalgsordning. Sortimentet i automaten bliver afgrænset og forsøgt tilpasset brugernes ønsker. Automaten opstilles i cafeen om en uges tid.

Når automaten er opstillet, skal der udarbejdes en procedure for kontrol og opfyldning af automaten. Lager forventes opbevaret i aflåst skab på kontoret.

6. Juniortræning
Efter Karoline er stoppet som træner i klubben er der brug for en ”voksen” træner, som kan aflaste Kristian. Bestyrelsen drøftede eventuelle muligheder og søger videre efter en person, som kan træde til.

7. Hal og baner
I køleskabene (cafeen og terrassen) havde der været flere eksempler på efterladte madrester. Af hygiejnehensyn er dette ikke acceptabelt. Man skal derfor fjerne eventuelle madvarer og rester samme dag. Der bliver udarbejdet skilte (Jesper) med teksten ”Madrester må ikke efterlades”.

Bestyrelsen drøftede den defekte dommerstol ved bane 2 og mulighederne for at gøre nettene mellem indendørsbanerne højere. Hans og Bo undersøger, om vi evt. kan få udgifterne til disse dækket under Rekvisitionspuljen.

8. Klubtøj
Der kommer en ny udgave af klubtøjet. Flere medlemmer af bestyrelsen pointerede af, at tøjet i modsætning til tidligere skal forsynes med lommer i både jakke, benklæder og shorts.

Glenn foreslog, at der blev mulighed for at købe/bestille på hjemmesiden, evt. via en bestillingsformular.

9. Eventuelt
Fotos af bestyrelsens medlemmer på hjemmesiden er ved at blive etableret.

Hans og Bo har udarbejdet foreløbigt udkast til årshjul. Bestyrelsens medlemmer opfordres til at komme med yderligere input inden næste møde.

I forbindelse med leverandørskift har der været mangler i tømningen af affaldscontainerne. Hans har efter sin ferie fået det på plads, så det fungerer fremover.

Med hensyn til udendørs lys på banerne har både Bo og Jesper indhentet tilbud. Vi undersøger eventuelle tilskudsmuligheder og Glenn holder fortsat gang i dialogen med kommunen om dette.

Jesper havde fået en henvendelse om leje af baner på nogle specifikke datoer. Afklares med Kenneth og Malte i forhold til eventuelle planlagte turneringer.

På forslag fra Bo godkendte et flertal af bestyrelsen en mindre rokering af baner mandag for at give mere sammenhængende timer til f.eks. voksen intro.

Bestyrelsesmøder for resten af 2024 blev fastlagt til den 20. november kl. 18.30 og den 11. december kl. 18.
______________________________________________________________________________
Referent: Børge Munk Johnsen