Referat: Bestyrelsesmøde

Referat af bestyrelsesmøde 22. maj 2024 kl. 18.30

Tilstede:
Henrik Jacques Bekke, Bo Brink-Pedersen, Børge Munk Johnsen, Hans Engelbrecht Larsen,
Glenn Nielsen, Jesper Sass, Malte Thyregod.

Ikke tilstede:
Ingen

1. Valg af referent og ordstyrer
Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Orientering fra formanden m.v.
Udesæson startet. Kontakt til skoler med besøg i klubben har medført nogle indmeldelser.

Bo har aftalt, at klubben modtager tagplader til terrassen som et sponsorat fra XL Byg i Køge. Når pladerne kommer, skal der etableres et arbejdshold.

Opvaskemaskinen skal evt. udskiftes.

Bo har indhentet nyt bud på varmegiver (kalorifer) i hallen. Trods lavere pris fortsat en dyr post. Udskiftning udskydes til efteråret.

Kommunen er blevet bedre til løbende at vedligeholde p-plads.

3. Økonomi
Klubbens likviditet er ok. Kontingentindtægterne (excl. Ratemedlemmer) er p.t. 10 t.kr. under budget. Indtægter fra ratemedlemmer er 9 t.kr. højere end på samme tidspunkt i 2023.

Fortsat en del ubetalte kontingenter m.v. Henrik igangsætter rykning.

4. Kommunikation og IT
For et antal medlemmer er indbetaling for kontingent indgået på strakskonto og har derfor ikke udlignet det fakturerede kontingent. Man skal derfor huske at anføre fakturanummeret ved betalingen.

I forbindelse med kontingentopkrævningen er det blevet åbenbart, at et større antal medlemmer ikke (eller kun sjældent) bruger klubbens hjemmeside. Da hjemmesiden benyttes til at bekendtgøre vigtige informationer og nyheder, opfordrer bestyrelsen alle medlemmer til at besøge hjemmesiden jævnligt.

Bestyrelsen drøftede også om der kunne være behov for at genoptage udsendelse af informationer og nyheder på mail. Det blev besluttet, at beskeder om vigtige aktiviteter som f.eks. klubmesterslaber, jubilæum og lignende sendes pr. mail med links til hjemmesiden. Henrik står for dette.

5. Web-mails m.v.
Fordeling af mails til de enkelte bestyrelsesmedlemmer havde ikke fungeret helt hensigtsmæssigt, bl.a. fordi ikke alle i bestyrelsen havde været oprettet. Henrik opretter de manglende mails og sørger for at web-mails fremover fordeles i forhold til bestyrelsesmedlemmernes funktioner. Der vil fortsat opstå tilfælde, hvor en mail skal videresendes. I disse tilfælde gives besked om videresendelsen.

Pernille og Henrik har udarbejdet udkast til FAQ, der rundsendes til bestyrelsen.

Under punktet blev procedurerne for nøglebrikker drøftet og fastlagt. Henrik opretter systemmæssigt og Jesper koder nøglebrikkerne.

6. Jubilæum 2024
Det tidligere udarbejdede oplæg blev gennemgået. Børge har udarbejdet et indlæg til lokalaviserne, der gerne skulle bringes inden sommerferien.

Henrik undersøger, om lokalarkivet har nogle brugbare fotos.
Børge har søgt tilskud til aktiviteterne hos Solrød kommune, men har ikke modtaget kvittering for dette. Børge følger op.

Det blev vedtaget at afholde en jubilæumsfest og afholde en jubilæumsturnering som et åbent hus arrangement. Bestyrelsen fastsatte datoen for dette til lørdag den 14. september 2024. Malte står for at arrangere turneringen og Børge står for festarrangementet. Opgaver i forbindelse med begivenhederne uddelegeres. Dato meldes ud snarest.

7. Priser for baneleje 2024 – 2025
Den tidligere fremlagte oversigt blev godkendt med en enkelt takstændring om lørdagen.

8. Seniorer
Både intro hold og efterfølgende træning er meget efterspurgt, og der er ikke flere ledige pladser.

Bestyrelsen drøftede mulighederne for at etablere flere hold uden at tennisanlægget overbelastes.

Bo arbejder videre med det.

9. Juniorer
Bestyrelsen drøftede mulighederne for at tiltrække og fastholde et større antal unge. Det nuværende antal begrænser mulighederne for at sammensætte træningshold med ensartet alder og niveau. Det blev også drøftet om træningsholdene evt. kunne samles på færre dage.

Det blev også foreslået at gennemføre en Sommer camp, f.eks. i uge 27.

Bo aftaler det videre forløb med Kristian.

10. Eventuelt
De næste møder blev aftalt til hhv. den 26. juni og 21. august. Begge dage kl. 18.30.

Jesper oplyste, at relæstyringen er modtaget fra Globus Data og nogle tilbehørsdele er bestilt. Herefter kan enheden udskiftes ved Globus Datas assistance. Det må forventes, at anlægget må køre på nøddrift en enkelt dag.

Hans afventer i øjeblikket en tilbagemelding fra Carlsberg vedrørende drikkevareautomat.
______________________________________________________________________________
Referent: Børge Munk Johnsen