Referat: 20. november 2024

Tilstede: Henrik Jacques Bekke, Bo Brink-Pedersen, Børge Munk Johnsen, Hans Engelbrecht Larsen,
Glenn Nielsen, Jesper Sass, Malte Thyregod

Ikke tilstede: Ingen

1. Valg af referent og ordstyrer

Børge blev valgt som referent og Glenn som ordstyrer.

2. Orientering fra formanden m.v.

Det var lykkedes at få ansat en voksen juniortræner til at aflaste Kristian. Det nye seniortrænings-koncept forventes at kunne igangsættes fra 1. januar med flere ansatte trænere.

Der har været arbejdet på at få drikkevareautomaten klar, jf. punkt 5.

Sponsoraftalen med Villadsen udvides fra 2025 med et udendørs skilt.

3. Økonomi

Børge fremlagde et opdateret forecast for 2024 baseret på regnskabstal ultimo oktober. Henrik
havde i oktober deaktiveret nogle medlemmer, som efter gentagen rykning fortsat ikke havde betalt. Deaktiveringen har medført tilbageførsel af kontingentindtægter.

Faldet i kontingentindtægter opvejes dog nogenlunde af udviklingen i andre poster, så der fortsat forventes et positivt resultat for året. Likviditeten er tilsvarende god.

Børge havde haft lidt udfordringer med udtræk fra systemet med medlemstal, der udviste mindre forskelle i medlemsantal. Børge drøfter dette med vores dataleverandør. Siden sidst har der været medlemstilgang især blandt juniorer.

4. Træning

Glenn fremlagde et opdateret forslag til træningskoncept for 8 personers motionisthold og 4 personers hold for øvede. Det nye koncept igangsættes fra 1. januar 2025, når de igangværende træningssessioner er afsluttet.

Systemmodulet til håndtering af holdtræning kræver en del opsætning og test og bliver nok ikke helt klar til brug fra årets begyndelse. I stedet håndteres praktikken manuelt.

5. Automat

Drikkevareautomaten er ved et blive klargjort med de aftalte modificeringer. Hans havde fremsendt en oversigt med automatens konkrete opbygning til vores brug.

Automaten forsynes med plads til drikkevarer og småsnacks og 2 rum til køb af bolde.

Af hensyn til automatens skiltning skulle bestyrelsen tage stilling til hvilke varer, der skulle være tilgængelige og hvad de skulle prissættes til.

Bestyrelsen havde en længere drøftelse af dette, herunder også om automaten skulle indeholde
varer med alkoholisk indhold.

Bestyrelsen var enige om, at automaten ikke skulle indeholde øl, da vi ikke kan afspærre automaten for juniorer under 16 år.

Bestyrelsen blev derfor enige om, at tilbuddet i automaten foruden bolde skulle være sodavand på dåse, kildevand på flaske og forskellige typer barer. Med hensyn til priser arbejder Malte videre og vender tilbage.

6. Årshjul

Bo og Hans havde udarbejdet en omfattende kalenderopdelt oversigt med bestyrelsens opgaver og hvad der sker i klubben i løbet af et år.

Børge havde arbejdet videre med oplægget og udarbejdet udkast til årshjul for hhv. bestyrelsen og klubbens medlemmer.

Bo foreslog, at bestyrelsens medlemmer hver især gennemgår årshjulene og kommer med forslag til rettelser og tilføjelser til næste møde.

7. Hal og baner

Der havde været udfordringer med låsene i døren og lågen i hegnet. Låsepalen fungerer ikke smidigt nok. Hans indkøber noget silikone til smøring af palerne.

Malte oplyste, at de udendørs net nu var taget ned i tør stand. Udendørsbanerne er også lukket i systemet.

Bo oplyste, at udendørsbanerne visse steder har forskydninger i samlingerne. Bo kontakter leve-
randøren med henblik på udbedring.

8. Eventuelt

Der mangler fortsat fotos af nogle bestyrelsesmedlemmer. Afleveres snarest til Henrik.

Da der bruges mange ressourcer på rykning og opfølgning på betaling af kontingenter foreslog
Henrik at undersøge, om vores dataleverandør understøtter en løsning hvor kontingentbetaling
trækkes automatisk. Bestyrelsen bifaldt dette.
Bo nævnte, at der var behov for at opdatere klubbens vedtægter omkring proceduren for valg af bestyrelse m.v. Børge havde tidligere påtaget sig at udarbejde forslag til ændringer. Rundsendes til bestyrelsen inden næste møde.

Malte præsenterede Yonex nye tøjkollektion. Der var lidt debat om de forskellige udgaver og om
der skulle være mulighed for at købe alle udgaverne. Klubbens medlemmer vil kunne købe tøjet med rabat og der vil også blive mulighed for at købe andre artikler f.eks. tennissko. Malte rundsender filen til bestyrelsens medlemmer.

Bo præsenterede et forslag til en kombineret sponsoraftale med en bank. Glenn og Børge tager møde med banken.

I forbindelse med den kommende drikkevareautomat skal der etableres skabe til lager af drikkevarer m.v. I samme forbindelse tømmes kontoret for overflødige ting og der anskaffes en mindre og mere stabil reol til det tilbageblevne.
På baggrund af en forespørgsel fra Malte blev det vedtaget at udvide tiden for de grønne klippe-kort, så de kan bruges i perioden kl. 21 – 24 på hverdage.

Børge var af et medlem blevet gjort opmærksom på, at vores forbindingskasse var mangelfuld. Da
klubben ikke har en opfyldningsordning, donerer Børge et ekstra førstehjælpssæt hjemmefra.
Som tidligere aftalt er næste bestyrelsesmøde den 11. december.

Referent: Børge Munk Johnse